RoWare consente all'utente di definire le discipline praticate dalla società. Ovviamente è prevista la possibilità di creare più discipline anche in momenti successivi alla configurazione iniziale per adeguare RoWare all'eventuale crescita della società.

E' tipico di una società sportiva classificare i soci per categorie di appartenenza. RoWare consente questa possibilità con l'opzione di definizione dei mesi in cui viene praticata l'attività per singola categoria.

Abbiamo voluto fornire uno strumento particolarmente flessibile per la definizione delle quote sociali. RoWare prevede la possibilità di definire diverse frequenze di pagamento (da mensile ad annuale) e diverse formule di iscrizione:

• Una tantum: l'importo dell'iscrizione viene addebitato al socio solo una volta;

• Annuale: l'importo dell'iscrizione viene addebitato al socio annualmente;

• Pacchetto: viene addebitato al socio un importo prefissato che dà diritto ad un numero definito di accessi.

Per ogni quota sociale deve essere definito l'importo periodico da addebitare al socio in funzione della frequenza di pagamento ed un conto di ricavo per una gestione più analitica del bilancio.

Ogni società sportiva richiede dei documenti al momento dell'iscrizione (certificato di sana e robusta costituzione, fototessera...) e, in caso di attività agonistica, il certificato di idoneità agonistica con validità annuale.

RoWare gestisce i suddetti documenti tramite un'apposita procedura che per tipologia di documento consente di definire se viene richiesto all'iscrizione o con una periodicità diversa.

Anche nell'area contabile RoWare può essere adeguato a 360° alla gestione della società, tramite la configurazione delle seguenti tabelle:

• Causali contabili: elencazione delle operazioni contabili (es. pagamento, incasso, versamento...);

• Conti: piano dei conti della società con suddivisione tra costi, ricavi e conti finanziari (banche);

• Banche: tabella delle banche con cui opera la società;

• Pagamenti: tabella delle modalità di pagamento utilizzate dalla società (es. contanti, assegno, carta di credito...).

Per facilitare il Vostro compito in fase di avviamento, possiamo metterVi a disposizione delle tabelle standard preconfigurate.

RoWare gestisce il socio in maniera completa e versatile impostata, in sintesi, come segue:

• Dati anagrafici;

• Calcolo del codice fiscale;

• Definizione categoria di appartenenza;

• Disciplina praticata;

• Tipo quota sociale;

In caso di socio minorenne, RoWare obbligherà l'utente all'immissione dei data anagrafici del genitore che sarà destinatario delle eventuali comunicazioni.

Inoltre vengono proposti i documenti predefiniti con la possibilità di selezionarne la consegna e l'eventuale data di scadenza.

RoWare integra anche una procedura per rilevare le presenze dei soci che potranno successivamente essere monitorate in forma riepilogativa per periodo con l'opzione di dettaglio che elenca ogni singola presenza nel periodo selezionato.

RoWare prevede una procedura d'incasso delle quote sociali semplice ed immediata; è sufficiente selezionare il socio tramite cognome e nome (anche parziale) ed il sistema visualizzerà immediatamente le quote non ancora incassate. Basterà un click per confermare l'incasso e stampare la relativa ricevuta (la ricevuta potrà essere automaticamente inviata tramite email).

Sono comunque previste anche le seguenti opzioni:

• Eliminare una quota scaduta tra quelle proposte dal sistema nel corrente incasso; questa quota verrà riproposta all'incasso successivo;

• Cambiare la selezione per consentire il pagamento anticipato di quote relative a periodi successivi;

• Effettuare incassi generici che esulano dalle quote sociali; (es. rimborsi spese, vendita attrezzature...)

RoWare include anche una procedura per il controllo degli insoluti; sarà sufficiente selezionare una data e, opzionalmente, una categoria per ottenere l'estrazione di tutti i soci con quote scadute alla data selezionata. E' inoltre integrata una funzione per l'invio di email di sollecito ai soci presenti nella lista estratta. 

La procedura di controllo documenti consente l'estrazione dei soci non in regola con la consegna dei documenti previsti in fase di impostazione. E' possibile effettuare l'estrazione con diversi criteri:

• Selezione (opzionale) della discipina;

• Selezione (opzionale) della categoria di soci;

• Selezione (opzionale) del singolo tipo di documento da controllare.

Effettuata la selezione, sono disponibili le seguenti opzioni:

• Documenti non consegnati: il sistema estrarrà tutti i soci che non hanno ancora consegnato i documenti in funzione della selezione effettuata;

• Documenti in scadenza: il sistema richiederà una data e verificherà l'esistenza di documenti periodici la cui scadenza è antecedente;

RoWare prevede inoltre l'invio di una email di sollecito ad ognuno dei soci estratti.

RoWare mette a disposizione dell'utente un semplice e versatile strumento di messaggistica nei confronti dei soci. Sarà possibile inviare comunicazioni, tramite invio automatico di email, ad un singolo socio o effettuare invii massivi scegliendo fra uno dei seguenti criteri:

• Disciplina praticata;

• Categoria soci;

• Tipo di quota sociale;

Così come avviene nei comuni client di posta elettronica, il messaggio sarà caratterizzato da un oggetto, da un testo e da un eventuale allegato. Inoltre ogni messaggio potrà essere memorizzato in stato "Bozza" per gli opportuni controlli e correzioni necessari prima dell'invio.

RoWare mantiene uno storico dei messaggi inviati per eventuali controlli e consultazioni successive.

La procedura di gestione prima nota dà la possibilità di immettere nel sistema qualunque movimento contabile in funzione delle causali previste nell'apposita tabella (vedi modulo "Impostazioni") . Operazioni tipiche saranno ad esempio i pagamenti, gli incassi, i versamenti, i prelevamenti...

Non sarà necessario registrare in contabilità gli incassi relativi alle quote sociali che confluiranno automaticamente tramite l'apposita procedura.

L'utilizzo della prima nota è semplicissimo e non presuppone particolari competenze specifiche da parte dell'utente. Infatti, selezionata la causale, sarà necessario scegliere la modalità d'incasso o di pagamento ed il conto interessato dal movimento.

Nella gestione di un'associazione riveste particolare importanza l'analisi preventiva dei costi e dei ricavi per l'esercizio successivo. L'obiettivo è monitorare a consuntivo (anche nel corso dell'esercizio) gli scostamenti della gestione reale rispetto alla previsione.

A tal fine RoWare mette a disposizione un'apposita procedura che, selezionato l'esercizio, consente l'immissione dell'importo previsto per ogni conto di gestione (costi e ricavi). La previsione viene gestita per l'intero esercizio che, come detto, può non coincidere con l'anno solare.

Il partitario è una procedura per l'interrogazione o la stampa della movimentazione inerente un conto specifico in un determinato periodo. E' possibile interrogare qualunque conto movimentato, ma il partitario riveste particolare importanza per il controllo e la quadratura della movimentazione bancaria.

La procedura richiede la selezione di un periodo e di un conto e, per ogni movimento, visualizza:

• Data del movimento;

• Causale;

• Descrizione aggiuntiva;

• Importo del movimento;

• Saldo progressivo del conto;

La gestione del bilancio riassume i movimenti immessi tramite la prima nota suddividendoli tra: conti finanziari (banche e  cassa), costi e ricavi. Ovviamente ognuno di questi gruppi verrà dettagliato per ogni singolo conto come segue:

• Descrizione del conto;

• Progessivo dare/avere;

• Saldo;

• Previsione;

• Scostamento percentuale ed ad importo